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Geschäfts- und Prozessautomatisierung – Wie Bots und Zaps Dein Leben einfacher machen (Teil 2)

Letzte Woche haben wir Ideen besprochen, wie dich Prozessautomatisierungen in deinem Unternehmen unterstützen können. Nun fragst du dch vielleicht, welche Optionen vorhanden sind und was du beachten mussst, wenn du die Automatisierung für deine Geschäftsprozesse verwenden möchtest. Lass uns anfangen!

 

Wie automatisiere ich einen Geschäftsprozess?

Die Automatisierung erfordert in jedem Fall ein technisches System. Per Definition ist Automatisierung „die Technik, Methode oder das System zum Bedienen oder Steuern eines Prozesses mit hochautomatischen Mitteln wie mit elektronischen Geräten, wodurch menschliche Eingriffe auf ein Minimum reduziert werden“. (Quelle: Dictionary.com). Das bedeutet also, dass das menschliche Element so weit wie möglich reduziert wird. Dies funktioniert nur, wenn du über ein technisches System verfügst, das dies für dich erledigen kann.

Die Grundidee eines solchen Systems ist, dass sich wiederholende, standardisierte Aufgaben von einem technischen Setup schneller, besser und effizienter erledigt werden können als von einem Menschen. Schauen wir uns an, warum dies der Fall ist:

  • Ein Mensch wird erschöpft, braucht Pausen, wird müde und gelangweilt, wenn er wiederholt dasselbe tut.
  • Ein Mensch verliert mit der Zeit den Fokus und die Konzentration und macht Fehler.
  • Aus wirtschaftlicher Sicht bezahlst du eine Person, egal ob sie zu 100% oder zu 60% arbeitet. Wenn sie einen schlechten Tag hat, zahlst du immer noch den gleichen Geldbetrag.
  • Menschen vergessen Dinge, überspringen Prozessschritte und Reviewschleifen. Oft nicht einmal absichtlich.
  • Wenn der Druck hoch ist oder viele Dinge in sehr kurzer Zeit passieren, wirkt sich der Druck auf die Arbeitsergebnisse aus.

Auf der anderen Seite ein Computer:

  • Benötigt keine Pausen, Wochenenden oder Ferien
  • Führt Aufgaben aus, ohne sie zu vergessen, zu überspringen oder in Frage zu stellen
  • Führt immer die gleiche Geschwindigkeit aus, auch wenn es sich um die 100. oder 1.000. Wiederholungsnummer handelt (vorausgesetzt, deine Internetverbindung und Serverkapazität sind ausreichend)

 

Voraussetzungen für die Prozessautomatisierung

Um etwas zu automatisieren, benötigst du einen standardisierten Prozess. Wenn du eine Aufgabe jedes Mal anders ausführst, hast du keine Chance, sie zu automatisieren. Wenn du heute eine Aufgabe ohne Checkliste ausführst, erstelle eine. Entscheide auf diese Weise, wie der Standardprozess aussehen soll.

Beachte, dass die Automatisierung nach dem Prinzip der Mehrheit funktioniert, auch wenn du möglicherweise mit Ausnahmen konfrontiert bist. Wenn du eine Aufgabe 100 Mal ausführen und 95 gleich sind, ist die Automatisierung immer noch schneller, selbst wenn du dir möglicherweise die 5 Ausnahmen ansehen musst. Du musst dir jedoch keine Sorgen um die 95 anderen machen, die dem Prozess folgen.

Es ist auch eine gute Idee, unterschiedliche Perspektiven deines Unternehmen einzunehmen. Wenn du über die Automatisierung eines Prozesses nachdenkst, lohnt es sich möglicherweise, auch die benachbarten Prozesse zu untersuchen. Oft kann eine Softwarelösung mehr als einen Schritt umfassen. Du musst jedoch wissen, welche anderen Schritte mit einem Prozess verknüpft sind. Versuche, so wenig fragmentierte Systeme wie möglich zu haben. Theoretisch könntest du für jeden Prozess eine andere Software verwenden. Aber du wirst feststellen, dass dies ziemlich teuer sein kann. Außerdem müsstest du mit vielen Systembrüchen fertig werden, die deinen Prozess stören könnten.

 

Welche Möglichkeiten gibt es für die Automatisierung?

Grundsätzlich gibt es zwei Hauptszenarien:

  • Du hast noch kein System eingerichtet
  • Du hast verschiedene Systeme, aber zwischen den Prozessen gibt es manuelle Interaktion

Im ersten Szenario besteht dein Handlungsschritt darin, die richtige Software für deinen Zweck zu finden. Welches dies sein wird, hängt sehr stark vom Prozess selbst ab.

 

Einige Beispiele und mögliche Automatisierungssysteme:

  • Für Besprechungsreservierungen und die Automatisierung von Buchungen, z. Calendly, ScheduleOnce, Youcanbook.me, simplybook.me
  • Automatische Präsentationen, Konferenztools mit Besprechungserinnerungen, z. WebinarJam, GoToWebinar, ClickMeeting, Webinaris
  • Buchhaltungssoftware, z.B. Xero, QuickBooks, LexOffice, Sage X3
  • E-Mail-Follow-up-Systeme, z. GetResponse, Aktive Kampagne, Mailchimp, Cleverreach, Hubspot
  • Kundenmanagementsystem, z.B. Salesforce, Keap von Infusionsoft, AgileCRM, Pipedrive, Freshworks, Monday.com

Diese Liste ist nur ein Beispiel und wir haben keine Geschäftsbeziehung mit diesen Anbietern. Es gibt viel mehr Systeme da draußen. Aber du musst zuerst wissen, wonach du suchst. In unserem Artikel erfährst du, wie du die beste Software für deine diesbezüglichen Anforderungen findest.

Systembrüche schließen

Im zweiten Szenario sind bereits Systeme vorhanden, die Daten müssen jedoch von einem System auf ein anderes kopiert werden. Diese manuelle Interaktion in einem Prozess birgt das Risiko, Daten zu verlieren oder Schritte zu vergessen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit dieser Situation umzugehen:

  • Hole dir ein System, das beide Prozesse abdecken kann
  • Verwende einen Bot, um die Lücke zu schließen

Die erste Option ist ziemlich einfach, hängt jedoch von deinem Budget ab. Viele größere Software-Suiten decken viele verschiedene Prozesse ab. Aber normalerweise sind sie etwas teurer. Solche “größeren” Systeme sind beispielsweise Salesforce, Keap von Infusionsoft oder Clickfunnels. Sie bieten häufig Pakete unterschiedlicher Größe an, die du anpassen kannst, wenn du wächst. Du benötigst jedoch eine gute Vorstellung davon, wohin du dein Unternehmen führen möchtest. Wenn du wirklich schnell wachsen und deine Systeme nicht bald wieder ändern möchtest, ist dies möglicherweise eine Option.

Eine kostengünstigere Option ist es, die Lücke über einen Bot zu schließen. Diese Technologie hat in den letzten Jahren große Fortschritte gemacht. Während du vor 15 Jahren einen Programmierer brauchtest, um dies zu erreichen, gibt es heute Software, die du per Drag & Drop einrichten kannst. Keine Notwendigkeit für Codierung oder Programmierung. Einer der am besten zugänglichen Anbieter in diesem Bereich ist Zapier. Damit kannst du einfach 2 Programme auswählen, z. B. welche Daten von System A an System B übertragen werden sollen. Und das war’s. Für anspruchsvollere Fälle gibt es sogenannte RPA-Software (= Robotic Processing Automation). Diese sind meist etwas teurer, aber auch flexibler. In einigen Fällen musst du jedoch etwas technisch versierter sein.

 

Was ist, wenn ich mir nicht sicher bin?

In diesem Fall würde ich empfehlen, kostenlose Testphasen zu verwenden, um festzustellen, ob die Software wirklich das kann, was du möchtest. Bitte beachte, dass jede Prozessänderung eine Anpassung erfordert. Auch wenn es dir das Leben leichter macht, wird es sich am Anfang nicht immer so anfühlen. Aber es wird sich mit der Zeit auszahlen. Mach eine solide Analyse und messe dagegen. Nächste Woche geben wir dir Unterstützung bei der Entscheidung, ob du in eine Software investieren solltest oder nicht.

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