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So findest du die richtige Software für deine Anforderungen

Du benötigst eine Software, also öffnest du Google und gibst Folgendes ein: “Beste Software für (was auch immer du suchst”, z.B. “Beste Software für Online-Kurse” oder “Beste Software für Websites”. Und dann erhältst du Millionen von Suchergebnissen. Du klickst auf die ersten 5 Ergebnisse in der Hoffnung, die beste Lösung zu finden. Aber je mehr du recherchierst, desto frustrierender werden die Dinge. Hauptsächlich, weil es keine Möglichkeit zu geben scheint, die verschiedenen Optionen vergleichbar zu machen. Wie soll es funktionieren, die richtige Software zu finden, die deinen Anforderungen und deinem Budget entspricht, ohne monatelang nachforschen zu müssen?  

Best Practices für die Softwareauswahl

Ich habe mehr als 12 Jahre lang jeden Tag mit Softwarelösungen gearbeitet. Ich habe auf Anfragen von Kunden reagiert, die nach Softwarelösungen suchten, habe die Lösungen implementiert und Benutzer in der richtigen Verwendung geschult. Und was ich dir sagen kann, ist: Es gibt Best Practices, um die richtige Software für seine Anforderungen zu finden. Aber wenn du den Rat nicht befolgst, verschwendest du Zeit, Geld und Menschen! Menschen? Ja, Menschen! Denn das Frustrierendste für jeden Menschen auf diesem Planeten ist, zu wissen, dass etwas nicht funktioniert, man es aber trotzdem tun muss. Nur um herauszufinden, dass das Projekt abgebrochen wird. Lass uns einige der effektivsten Best Practices kennenlernen, um die richtige Software für deine Anforderungen zu finden.  

Fang bei deinen Anforderungen an

Bevor du irgendwelche Recherchen beginnst, schreib dir deine Anforderungen auf. Was soll die Software tun? Welcher Prozess soll automatisiert werden? Welche Berichte benötigst du? Wie wollen du und dein Team das System nutzen? Liste die Features in einer Tabelle auf. Schau dir dann jede Anforderung an und entscheide: Ist dies ein “Muss” oder ein “Wäre nett, das zu haben”? Was ich in Hunderten von Projekten gehört habe, ist: “Alles ist absolut notwendig!” Und um die Wahrheit gleich voranzustellen und dieses Argument damit aus dem Weg zu räumen: Nein, das ist nicht wahr. Es gibt immer einige Anforderungen, die wichtiger sind als andere. Wenn du 10.000 US-Dollar extra bezahlen musst, um diese eine Funktion zu haben, wäre es das wert? Natürlich kannst du die 10.000 US-Dollar durch jeden anderen Wert ersetzen, der erhebliche Auswirkungen auf dein Budget hat. Aber die grundlegende Frage ist: Wärst du bereit, für diese Funktion zu bezahlen? Wenn nicht, dann ist es einfach ein “schön zu haben”. Wenn ja, ist es wirklich ein verpflichtendes Kriterium, für welches du auch bereit bist, im Zweifel zu bezahlen. Beim Aufschreiben deiner Bedürfnisse solltest du auf jeden Fall deine Zukunftspläne berücksichtigen. Wenn du beispielsweise nach einem Kundenverwaltungssystem suchst, um deine vorhandene Datenbank besser zu verwalten, aber planst, deine Datenbank für künftig mehr E-Mail-Marketing zu verwenden, möchtest du sicherstellen, dass das von dir ausgewählte System diese Anfordernun auch direkt mit abdeckt. Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass du eine Software auswählst und implementierst, um dann festzustellen, dass du die gesamte Übung ein Jahr später erneut ausführen musst, da das System nicht mehr zu deinem Unternehmen passt.

Suche nach zielgerichteten Lösungen


Schritt 1: Recherche

Sobald du deine Anforderungsliste hast, beginne mit der Suche nach den verfügbaren Optionen. Du kannst dieselbe Tabelle verwenden, die du bereits angefangen hast, und für jede Lösung Spalten hinzufügen. Überprüfe, ob diese Lösung über die erforderlichen Funktionen verfügt, und liste auch Preiskriterien wie Abonnementgebühren, Servicebedingungen usw. auf. Der Unterschied zum Beginn der Suche besteht darin, dass du genau weißt, nach welchen Funktionen du suchst. Deine Recherche ist äußerst zielgerichtet. Dieser Teil hier ist schwierig, da es keine Gesamttabelle gibt, in der alle verfügbaren Lösungen aufgeführt sind, die genau deinen Anforderungen entsprechen. Daher findest du möglicherweise nicht alle Informationen auf öffentlich zugänglichen Dokumenten oder Support-Seiten. Möglicherweise musst du dich direkt an den Support wenden, um deine Antwort zu bekommen. Einige Softwarelösungen bieten Vertriebsunterstützung, sodass du mit einem Mitarbeiter sprechen kannst, der deine Fragen beantwortet. Ein Wort der Warnung hier: Nachdem ich mehr als 12 Jahre in diesem Bereich gearbeitet habe, kann ich dir versprechen, dass die meisten Anbieter dir immer sagen werden, dass die Dinge funktionieren, wenn du sie in der Verkaufsphase fragst. Aber wenn du mit der Implementierung beginnst, stellst du fest, dass es nicht funktioniert oder nur mit einem teureren Plan, den sie dir nicht mitgeteilt haben. Hinterfrage alles!  

Schritt 2: Nutze Testphasen

Wenn du die Möglichkeit hast, eine kostenlose Testphase durchzuführen, tu dies. Suche und teste die wichtigsten Funktionen, die du benötigst. Schau dir die Benutzerfreundlichkeit an. Ist alles klar oder musst du ständig nach Informationen suchen, weil die Navigation nicht intuitiv ist? Im Rahmen dieser Forschung kannst du auch feststellen, dass für deine Anforderungen möglicherweise mehrere Softwarelösungen erforderlich sind. Jede Lösung auf dem Markt wird aus einem ganz bestimmten Geschäftsfall heraus erstellt. Alles außerhalb dieses Szenarios erfordert oft ein anderes System. Wenn du beispielsweise nach einem Vertragsverwaltungssystem suchen, das auch die Rechnungserstellung und Zahlungsabwicklung übernimmt, musst du mindestens zwei verschiedene Systeme suchen – oder alternativ suchst du bereits nach den wirklich großen Akteuren wie SAP und Salesforces, die dir beträchtliche Beträge in Rechnung stellen. Dies ist der Teil, in dem die meisten unserer Kunden um unsere Unterstützung bitten. Weil dieser Teil hier viel Zeit in Anspruch nehmen kann, nur um die Daten zu sammeln. Du benötigst jedoch einen Überblick über deine Optionen, um die beste Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen.

Wähle deine Lösung

Schließlich willst du entscheiden, mit welcher Software du fortfahren möchtest. Wenn du deine Tabelle ausgefüllt hast, schaust du dir zuerst an, ob die Lösungen deine Anforderungen erfüllen. Welche Softwarelösungen deckt alle deine verpflichtenden Anforderungen ab? Wenn du mehrere Kandidaten hast, die deine Anforderungen erfüllen, überprüfe, wie viele deiner „nice to have“ -Kriterien erfüllt sind. Dann überprüfe die Preise. Welche Software passt am besten zu deinen Anforderungen und hat einen Preis, der deinem Budget entspricht? Beachte in Bezug auf die Preisgestaltung, dass du das bekommst, wofür du bezahlst. Wenn dein Budget sehr begrenzt ist, musst du möglicherweise akzeptieren, dass bestimmte Funktionen nicht abgedeckt werden. Eines der häufigsten Dinge, die ich in meinen Jahren gesehen habe, ist, dass Unternehmen immer die schicksten Dinge ohne Kosten wollen. Nun, das gibt es nicht. Du möchtest, dass die Leute einen fairen Preis für deine Dienstleistungen zahlen? Dann solltest du das Gleiche tun. Ansonsten signalisierst du allen auf dem Markt: “Ich bin ein High-End-Dienstleister, aber ich nutze selbst keine High-End-Dienste, sondern die billigsten.” Warum sollten deine Kunden dich buchen, wenn dies du so eine Einstellung hast? Ich sage nicht, dass du ohne Grund zu viel ausgeben sollst. Natürlich musst du eine finanziell fundierte Entscheidung treffen. Aber wenn du wirklich etwas tolles willst, sei bereit, dafür zu bezahlen.  

Zusammenfassend

Wenn du dieser Methode folgst, kannst du eine Software finden, die deinen Anforderungen entspricht und innerhalb deines Budgets liegt. Der wichtigste Teil sind deine Anforderungen. Wenn du nicht weißt, was du willst, ist die gesamte Recherche Zeitverschwendung. Beginne also mit dem, was du brauchst. Und wenn du Hilfe benötigst, kannst du dich gerne an uns wenden. Viel Glück!

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